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एक कार्यालय प्रबंधक की बाध्यता




एक कार्यालय क्लर्क के कर्तव्यों कंपनी के आधार पर भिन्न हो सकते हैं, लेकिन लगभग हर व्यक्ति के लिए कुछ आवश्यक कौशल हैं जो इस कार्य को करता है। सबसे महत्वपूर्ण संचार और संगठन हैं। टेलीफोन, लिखित और मौखिक संचार में कौशल महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि आप कई महत्वपूर्ण लोगों के साथ दैनिक संपर्क में होंगे। चूंकि क्लर्क नियमित रूप से बहु-कार्य के लिए जिम्मेदार होते हैं, इस स्थिति में सफलता प्राप्त करने के लिए आपको संगठन की एक मजबूत भावना की आवश्यकता होगी।

फोन का जवाब दें


उद्योग या विशिष्ट क्षेत्र जिसमें आप काम करते हैं, की परवाह किए बिना फोन का जवाब देना एक आवश्यक कार्य है। कार्यालय क्लर्कों को उत्कृष्ट टेलीफोन ध्यान कौशल के साथ-साथ एक दोस्ताना और सुखद आवाज की आवश्यकता होती है। एक प्रशासनिक के रूप में, आप ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं और अन्य पेशेवरों से बात करेंगे। आपको सवालों के जवाब देने, चिंताओं की पहचान करने या कंपनी के किसी अन्य प्रतिनिधि को कॉल ट्रांसफर करना पड़ सकता है।

कार्यसूची को संभालना


यदि आप कंपनी के एकमात्र व्यवस्थापक थे, तो आपको नियुक्तियों और घटनाओं के बारे में एक संगठित कैलेंडर बनाए रखने के लिए संभवतः जिम्मेदार होना चाहिए। आपको किसी एक व्यक्ति के लिए या पूरे स्टाफ के लिए काम करना होगा। आपको विभिन्न चीजों को पूरा करना होगा, जैसे कि ग्राहकों के साथ बैठक की व्यवस्था करना या साप्ताहिक कर्मचारी बैठकों की योजना बनाना। कुछ मामलों में, आप व्यक्तिगत सहायक की भूमिका को भी पूरा करेंगे, इसलिए आप अपने आप को बगीचे की देखभाल और पूल सेवाओं का आयोजन कर सकते हैं, रात्रिभोज के लिए आरक्षण की पुष्टि कर सकते हैं या उन जगहों को तैयार कर सकते हैं जहां यात्रा के दौरान आपका बॉस रहने वाला है।

Comunicación


जब आप एक कार्यालय में क्लर्क के रूप में काम करते हैं, तो आप शायद कंपनी की आवाज होते हैं, अक्सर अपने वरिष्ठों से बोलते हैं। इस वजह से, पारस्परिक कौशल आवश्यक हैं। न केवल आप कंपनी के अंदर और बाहर के लोगों के साथ संवाद करेंगे, बल्कि आप महत्वपूर्ण जानकारी को संभालने के लिए जिम्मेदार होंगे। संचार का सामना टेलिफोन, पत्र, फैक्स और ईमेल द्वारा भी किया जा सकता है।

डाटा एंट्री


कंपनी और पेशे के आधार पर, आप डेटा शीट बनाने या बनाए रखने या कंपनी के डेटाबेस में जानकारी दर्ज करने के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक निर्माण कंपनी में एक कार्यालय क्लर्क को स्थानीय आपूर्तिकर्ताओं और सामग्री की लागत के बारे में डेटा शीट रखनी पड़ सकती है। अधिकांश कंपनियां पिछली ग्राहक जानकारी का एक विस्तृत रिकॉर्ड भी रखती हैं: पते, संपर्क नंबर, ईमेल पते और सेवा नोट।

Organización


यह सबसे समावेशी और शायद सबसे महत्वपूर्ण श्रेणी है। प्रबंधक पूरे कार्यालय में और कंपनी के अन्य पहलुओं में संगठन और दक्षता की भावना प्रदान करते हैं। वे एक सुव्यवस्थित ढंग से और साफ-सुथरे, अव्यवस्था मुक्त वातावरण में डेटा सिस्टम को ध्यान में रखते हुए ऐसा करते हैं।

टिप्पणी दीवार


कभी-कभी प्रबंधक ऐसे काम भी चलाते हैं जो किसी विशेष नौकरी के लिए उपयुक्त नहीं होते हैं। इन कार्यों में बैंक जमा करना, आवश्यक कार्यालय सामग्री की खरीदारी करना, या कर्मचारियों के लिए दोपहर का भोजन शामिल करना शामिल हो सकता है, लेकिन उनके लिए सीमित नहीं है।

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