आशय का एक वक्तव्य एक लेखन है जो उन लक्ष्यों और उद्देश्यों को बताता है जो किसी व्यक्ति को किसी विशेष गतिविधि को करने के लिए आगे बढ़ाते हैं, या तो क्योंकि वे स्नातकोत्तर स्कूल में प्रवेश के लिए आवेदन करना चाहते हैं या छात्रवृत्ति या अनुदान का पुरस्कार चाहते हैं। यह संभव है कि एक बार जब आप इरादों की अपनी घोषणा लिख देते हैं, तो आपको इसे एक पत्र में बदलना होगा, खासकर अगर यह जिस संस्थान को निर्देशित किया जाता है वह आपसे पूछता है। चूंकि आप अलग-अलग केंद्रों से पत्र और निबंध दोनों के लिए पूछ सकते हैं, इसलिए यह सबसे अच्छा है कि आप दोनों स्वरूपों में लिखे गए अपने इरादे का विवरण दें। एक बार इसमें बदलाव करने के बाद, आप एक आशय पत्र बन गए हैं जो एक औपचारिक पत्र के प्रारूप के अनुरूप है और व्यावसायिकता को दर्शाता है।
अपने पत्र को पारंपरिक प्रारूप में रखें। पृष्ठ के ऊपरी बाएँ कोने में दिनांक लिखें। तिथि के तहत, संगठन का नाम और फिर प्राप्तकर्ता का नाम और उसके बाद संगठन का पता दर्ज करें। पते के लिए समर्पित इस ब्लॉक के ठीक नीचे, "विषय: पत्र आशय का" लिखें। यह आपके पत्र के उद्देश्य को स्पष्ट करते हुए आपके इरादों की घोषणा की औपचारिकता को स्पष्ट करेगा।
एक हेडर सूत्र जोड़ें (उदाहरण के लिए, "प्रिय") प्राप्तकर्ता के नाम के बाद। "Mr." के रूप में एक उपनाम जोड़ें "श्रीमती" और लागू होने वाले किसी भी शीर्षक या भेद को शामिल करना न भूलें (जैसे, "डॉक्टर" या "कानून के डॉक्टर")। यदि आप अल्पविराम के बजाय व्यक्ति के नाम के बाद दो बिंदु रखते हैं, तो आप अपने लेखन को और अधिक औपचारिकता देंगे।
आपके द्वारा ड्राफ्ट किए गए इरादों की घोषणा डालें। यह अक्षर का शरीर होगा। अक्षर स्वरूप के लिए इसे और अधिक उपयुक्त बनाने के लिए आपको अपने द्वारा उपयोग की जाने वाली पिच को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है। लेखन में प्रयुक्त भाषा अपेक्षाकृत अवैयक्तिक हो सकती है, लेकिन पत्र को खींचने के लिए, अधिक व्यक्तिगत स्वर का उपयोग करना बेहतर होता है; इसलिए प्राप्तकर्ता को यह महसूस होगा कि आप सीधे उसके पास जा रहे हैं।
पत्र की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अपने शब्दों को संपादित करें। यदि संस्थान यह अनुशंसा करता है कि इसका दो पेज का विस्तार है, तो आपको उस आवश्यकता का सम्मान करना चाहिए। लेखन को तीन भागों में विभाजित करें और उनके अनुसार व्यवस्था करें। शुरुआती पैराग्राफ में कथन के कुछ हिस्सों को शामिल किया जाता है जहाँ आप उस कारण को व्यक्त करते हैं जो आपको पत्र लिखने के लिए प्रेरित करता है। दूसरे पैराग्राफ में वे भाग शामिल होने चाहिए जहाँ आप ऐसे उदाहरण प्रदान करते हैं जो आपके इरादों का समर्थन करते हैं, जबकि तीसरे पैराग्राफ में वे शामिल होने चाहिए जहाँ आप अपने लक्ष्यों का वर्णन करते हैं और आप उन्हें कैसे प्राप्त करना चाहते हैं।
अपने उत्साह और प्राप्तकर्ता से बात करने की इच्छा पर जोर देते हुए या उसके साथ पत्र-व्यवहार जारी रखने के लिए पत्र को शामिल करें। एक वाक्यांश के साथ समाप्त करने का प्रयास करें जो कार्रवाई को आमंत्रित करता है, जैसे "मुझे आशा है कि मैं आपसे विश्वविद्यालय एक्स में नामांकन की संभावना के बारे में बात कर सकता हूं"। यदि आपके पास यह है, तो लेटरहेड पर पत्र प्रिंट करें।