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बुरी जाँच करने के लिए एक पत्र कैसे लिखें




व्यवसाय चलाने के सबसे कठिन पहलुओं में से एक खराब जांच से निपटना है। लौटाए गए चेकों की देखभाल एक मुश्किल मामला हो सकता है। व्यापार मालिकों और प्रबंधकों द्वारा सामना की जाने वाली सबसे आम समस्या यह है कि ग्राहक के साथ इस मुद्दे को कैसे संबोधित किया जाए। खासकर अगर ग्राहक नियमित है। शायद ऋण एकत्र करने का सबसे आम और विनम्र तरीका एक अच्छी तरह से तैयार पत्र के माध्यम से है।

यदि आप इसके साथ गिनती करते हैं, तो कंपनी लेटरहेड पर पत्र लिखें। यदि नहीं, तो अपनी कंपनी का नाम, मेलिंग पता, टेलीफोन नंबर, ज़िप कोड, व्यवसाय ईमेल पता और वेबसाइट पते के साथ एक मूल लेटरहेड बनाएं।

पत्र के ऊपरी बाएँ में दिनांक रखें।

अपने पत्र के बाईं ओर ग्राहक का पता लिखें, तिथि के नीचे दो स्थान।

अपने क्लाइंट के लिए उपयुक्त अभिवादन के साथ प्रारंभ करें, प्रेषक के पते के नीचे दो स्थान। शब्द "डियर" प्लस उपनाम का उपयोग, जैसे "डियर मिस्टर जोन्स" या "डियर मिसेज स्मिथ"। इसके अलावा, आप सामान्य "हैलो" या "ग्रीटिंग्स" का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन एक व्यक्तिगत ग्रीटिंग बेहतर है। एक नाम या अनौपचारिक ग्रीटिंग जैसे "हैलो" का उपयोग करने से बचें।

यह पत्र की बॉडी को गैर-धमकी भरे तरीके से संदर्भित करता है। उदाहरण के लिए, यह होगा: "हम आपको सूचित करने के लिए आपकी ओर मुड़ते हैं कि हमें आपकी सदस्यता का एक चेक मिला है जिसे वापस कर दिया गया है"

यह बैंक के नाम, चेक की संख्या, उत्सर्जन की तारीख और राशि जैसे खराब चेक के बारे में सभी विवरण प्रस्तुत करता है। इसके अलावा, ग्राहक के खाते की संख्या देखें और उस खाते की शेष राशि का दस्तावेजीकरण करें।

कंपनी के "चेक-बैक सरचार्ज" पॉलिसी के अपने ग्राहक को याद दिलाएं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक पाठ है जो प्रत्येक चेक के लिए यूएस $ 20 का शुल्क निर्दिष्ट करता है, तो आपको दस्तावेज़ को उद्धृत करना चाहिए और ग्राहक से चेक राशि के साथ अधिभार जोड़ने के लिए कहना चाहिए। यह हमेशा स्पष्ट रूप से कुल शेष राशि की राशि बताता है। उदाहरण के लिए, "कृपया, चेक के लिए यूएस $ 150 भेजें, और लौटाए गए चेक के लिए यूएस $ 20 अधिभार, यह सब यूएस $ 170 बनाता है।"

ग्राहक को भुगतान विधियों के बारे में निर्देश दें। उदाहरण के लिए, आप अपने कार्यस्थल पर धन ले जा सकते हैं, धन आदेश भेज सकते हैं या व्यावसायिक पते पर प्रमाणित चेक भेज सकते हैं। यह इंगित करता है कि आप क्रेडिट या डेबिट कार्ड से भुगतान स्वीकार करते हैं, फोन या व्यक्ति द्वारा।

क्लाइंट से जितनी जल्दी हो सके ऋण को कवर करने के लिए कहें और यदि आपके कोई प्रश्न हैं तो टेलीफोन करें।

"सर्वश्रेष्ठ संबंध" या "धन्यवाद" के साथ पत्र समाप्त करें। अपना नाम और शीर्षक लिखें। टाइप किए गए पत्र पर हस्ताक्षर करें।

Consejos

अपने पत्राचार में हमेशा विनम्र और पेशेवर रहें।

चेतावनी

यदि आपके पास 10 व्यावसायिक दिनों के भीतर देनदार की प्रतिक्रिया नहीं है, तो एक और पत्र लिखें जिसमें एक सप्ताह के भीतर प्रतिक्रिया प्राप्त करने की आवश्यकता पर जोर दिया गया है।

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